Управление организацией

Настройки организации распределены по двум разделам приложения:

• «Администрирование» — права доступа сотрудников и лицензии;
• «Настройки» — политики компании, единые для всей организации.

Оба раздела доступны владельцу организации и пользователям с «Полными правами». Для организаций Yandex Cloud раздел «Администрирование» скрыт — см. Организации Yandex Cloud.

Права доступа

Раздел «Администрирование» → вкладка «Права доступа».

Уровень доступа: Полные права

Доступ сотрудников к функциям приложения разграничивается набором прав:

Отдельно существует роль «Владелец» — полный доступ ко всем функциям, включая подключение организации, хранилища и шифрование. Она автоматически присваивается пользователю, подключившему организацию. Передача роли владельца выполняется через техническую поддержку.

Права можно назначать отдельным сотрудникам или сразу всему отделу — через заголовок отдела. Изменения сохраняются кнопкой «Сохранить изменения».

Какие права нужны для действий

«Полные права» включают «Чтение всех», «Восстановление всех» и «Скачивание всех». «Владелец» может всё, что могут «Полные права», и дополнительно выполняет действия, отмеченные в таблице.

В разделе «Яндекс 360 → Почта»: поиск писем — «Чтение своих» / «Чтение всех», скачивание в EML — «Скачивание своих», а чужих писем — «Скачивание всех» вместе с «Чтение всех», удаление писем — «Полные права», удаление дубликатов — «Восстановление своих» / «Восстановление всех».

Уведомления, активные сессии и скачивание своего ключа доступа в профиле доступны любому пользователю.

Ключи доступа

Для скачивания и восстановления данных нужен ключ доступа. На вкладке «Права доступа» ключ выдаётся сотруднику значком ключа в его строке — «Выдать ключ доступа». Для выдачи требуется мастер-ключ организации; ключ доставляется в личный кабинет пользователя или на его почту. Для нескольких сотрудников используется «Массовая выдача». Выданный ключ можно отозвать — он перестаёт действовать сразу. Пользователь скачивает свой ключ в «Профиль» → «Ключ доступа».

Резервный вход по мастер-ключу

Если вход через Яндекс 360 недоступен из-за сбоя на стороне Яндекса, на странице входа появляется возможность войти по мастер-ключу организации. Резервный вход доступен владельцу и пользователям с полным доступом и включается автоматически, только когда сервис сам фиксирует недоступность Яндекса. Нужно указать свой email и выбрать файл мастер-ключа (.pem) — ключ используется только в браузере и не передаётся на сервер. Сессия действует 24 часа и отмечается в «Профиль» → «Активные сессии» как «Резервный вход»; о каждом таком входе владельцам и пользователям с полным доступом приходит письмо.

Проверить мастер-ключ заранее можно в «Подключение» → «Шифрование и ключи» → «Проверить ключ». Рекомендуем хранить мастер-ключ офлайн у нескольких ответственных сотрудников и периодически проверять его. После пересоздания мастер-ключа старый ключ перестаёт подходить и для резервного входа.

Лицензии

Раздел «Администрирование» → вкладка «Лицензии».

Уровень доступа: Полные права

Здесь назначаются тарифы сотрудникам — индивидуально или сразу для отдела или группы через «Установить для всех», с отображением текущего статуса лицензии каждого пользователя. Изменения сохраняются кнопкой «Сохранить изменения». Заблокированным и удалённым сотрудникам лицензию можно только снять, а назначение отделу или группе выполняется в пределах свободных лицензий.

Назначить или снять лицензию можно и в «Управление» → «Пользователи»: тариф выбирается в колонке «Статус» (в списке видно, сколько лицензий занято), а кнопка «Лицензии» назначает или снимает тариф сразу у всех сотрудников в текущем списке с учётом фильтров. Изменения сохраняются кнопкой «Сохранить» вместе с изменениями сервисов.

Если тариф сотрудника истёк или по тарифу назначено больше сотрудников, чем куплено лицензий, в статусе показывается «<тариф> · неактивен»: тариф закреплён, но лицензия не действует.

После отзыва лицензии новое копирование по сотруднику не выполняется. Ранее сохранённые копии можно просматривать и скачивать, перенести данные другому сотруднику (миграция) или перевести копии в архивное хранение, если архив есть на тарифе. Восстановление в Яндекс 360 недоступно — для него верните сотруднику лицензию, тогда и удаление копий отменится.

При отзыве лицензии (вручную или автоматически при удалении или блокировке сотрудника) обычные копии удаляются через 30 дней. Если лицензия снята из-за окончания тарифа или уменьшения числа лицензий в нём (подписка продолжается), копии хранятся 90 дней. Дата удаления показывается в строке сотрудника. Архивные копии хранятся до окончания своего срока хранения.

Политики компании

Раздел «Настройки» → «Политики компании».

Уровень доступа: Полные права

Изменения вступают в силу немедленно и применяются к новым операциям; существующие копии не пересчитываются.

Лицензии

• «Отзывать лицензии при удалении пользователей» — лицензия автоматически освобождается, когда сотрудник удаляется из организации в Яндекс 360. Как и при ручном отзыве, обычные резервные копии сотрудника удаляются через 30 дней.
• «Отзывать лицензии при блокировке пользователей» — то же при блокировке сотрудника.

Данные

• «Переводить регулярные копии в архив при удалении пользователя» — копии удалённого сотрудника переводятся на архивное хранение; задаются хранилище и срок хранения.
• «Перезаписывать файлы пользователей при восстановлении» и «Перезаписывать файлы общих дисков при восстановлении» — существующие файлы будут заменены при восстановлении или миграции.
• «Окончательное удаление бэкапа» — сколько дней удалённые копии хранятся в корзине (не более 30).

Новые пользователи

«Стандартные сервисы» и «Стандартный тариф», которые автоматически назначаются новым сотрудникам организации. Для Диска и Почты здесь же задаются дополнительные опции: «Корзина Диска», «Файлы общего доступа» и «Папка «Удалённые»». Уже существующим сотрудникам опции включаются на вкладке «Пользователи».

Глубина хранения

Данные старше указанного числа дней не попадают в обычные копии. Значение 0 — без ограничений. Задаётся отдельно для Почты, Диска, Календарей, Списка задач и Общих дисков. Флажок «Применять к архивным копиям» распространяет глубину хранения и очистку хранилища на архивные копии; по умолчанию он выключен, и архив сохраняет все данные целиком.

Очистка хранилища

Как часто глубина хранения применяется к уже существующим резервным копиям. Архивные копии затрагиваются, только если в разделе «Глубина хранения» включено «Применять к архивным копиям».

Неизменяемые копии (WORM)

Защита копий от удаления средствами хранилища (S3 Object Lock): общий переключатель для организации, режим (Governance или Compliance), срок защиты, защита обычных копий и шаг продления. Подробнее — в разделе Неизменяемые копии (WORM).

Вики и Трекер

Раздел виден, если в тарифе есть опция «Вики» или «Трекер».

• «Сервисная учётная запись» — сотрудник организации, от имени которого читаются Вики или Трекер. Учётные записи для Вики и Трекера задаются отдельно. Пароль не нужен: токен выдаёт сервисное приложение организации. Сотрудник должен хотя бы раз войти в Яндекс 360. Если поле пустое, данные читаются аккаунтом подключения.
• «Временно выдавать доступ к закрытым объектам» — если к странице Вики или очереди Трекера нет доступа, сервисной учётной записи на время операции выдаётся доступ «читатель» (Вики) или «чтение» (Трекер), при восстановлении — «полный доступ» (Вики) или «запись» (Трекер), чтобы создать страницы и задачи в закрытом разделе или очереди. Если у сервисной учётной записи уже есть более слабая роль на странице, она временно повышается и затем возвращается. Доступ снимается после завершения копирования или восстановления, при ошибке, остановке или удалении копии. Итог выдачи и снятия пишется в журнал операции. Включение переключателя — согласие на временное изменение прав; кто и когда его дал, показано под переключателем. В Яндекс 360 переключатель доступен, только когда указана сервисная учётная запись. Чтобы выдавать доступ, сервисная учётная запись должна быть администратором организации.

Доступ выдаётся только к тем страницам и очередям, к которым у учётной записи его нет; уже имеющиеся права не меняются. В сохраняемые в копии права временный доступ не попадает, поэтому при восстановлении он не переносится. Если снять доступ сразу не удалось, приложение повторяет попытки в течение получаса после завершения операции, а при неудаче пишет в журнал предупреждение со списком страниц и очередей, у которых доступ нужно снять вручную.

Страница, которую при восстановлении пришлось создать в закрытом разделе через временный доступ, создаётся от имени сервисной учётной записи и остаётся с ней в авторах.

В организациях Yandex Cloud сервисной учётной записи нет: доступен только переключатель, и доступ временно выдаётся аккаунту подключения. Для Вики временный доступ работает, если к организации подключён и Трекер.

Организации Yandex Cloud

Если Трекер и Вики компании подключены к организации Yandex Cloud, приложение копирует, показывает, скачивает и восстанавливает только их. Как подключить такую организацию — в разделе Подключение организации.

Что доступно

Копирование Трекера и Вики вручную и по групповым политикам, «Операции», «Корзина», «Статистика» по копиям, перенос копий между хранилищами («Миграция» → «Между хранилищами») и неизменяемые копии (WORM) в «Настройках». Разделы, связанные с сотрудниками Яндекс 360 — «Пользователи», «Общие диски», «Архивные», «Администрирование», «Яндекс 360», — скрыты.

Данные копируются и восстанавливаются от имени аккаунта, которым подключена организация: закрытые для него очереди и страницы в копию не попадают, если в «Политиках компании» не включён временный доступ (раздел «Вики и Трекер»). Этот аккаунт показан в «Подключение» → «Организация», поле «Подключено аккаунтом».

Обновление прав

Владельца в понимании Яндекс 360 у организации Yandex Cloud нет. Если приложение предупреждает, что ему не хватает прав, нажмите «Обновить права» и войдите аккаунтом Яндекс ID администратора организации с доступом ко всем очередям Трекера и страницам Вики — лучше тем же, которым организация подключена. Приложение проверит, что этим аккаунтом открывается Трекер организации, и запомнит его как новый аккаунт подключения.

Тариф «Трекер + Вики»

Тариф действует на всю организацию: включает копирование Трекера, Вики, скачивание и копирование по расписанию. Вместо количества лицензий в нём задан лимит пользователей Трекера, и от лимита зависит вариант тарифа:

Если пользователей больше 250, лимит «Корпоративного» увеличивается с доплатой за каждого следующего пользователя. Возможности во всех вариантах одинаковые. Пробный период — 14 дней без ограничения числа пользователей. Оформить тариф или перейти на другой вариант можно через поддержку.

Вариант тарифа, текущее число пользователей Трекера и лимит показываются в разделе «Подключение» → «Организация», блок «Лицензия». Учитываются не уволенные пользователи Трекера с полным доступом, включая внешних, по данным последней копии Трекера.

Превышение лимита

Когда число пользователей достигает лимита, владельцам и администраторам с включённой «Сводкой по лицензиям» раз в неделю приходит письмо, а в журнале операций появляется предупреждение. Если пользователей больше лимита с учётом допуска, копирование Трекера и Вики завершается ошибкой до перехода на следующий вариант тарифа или увеличения лимита.