Подробное описание функционала

Резервное копирование персональных данных сотрудника

Яндекс Диск

Приложение создаёт резервные копии Яндекс Диска выбранных сотрудников — каждый диск целиком. Выбрать для копирования отдельные папки нельзя; ограничить объём можно глубиной хранения, тогда файлы старше заданного срока не копируются. Из копии можно скачать или восстановить отдельные файлы и папки — в исходное или новое расположение, в том числе в рамках миграции.

Яндекс Почта

Функция экспортирует письма и вложения в формате EML (.eml). Связь с почтой осуществляется через протокол IMAP, синхронизирующий письма с сохранением структуры папок; соединение с почтовым сервером защищено SSL.

Яндекс Календарь

Резервные копии событий и напоминаний сохраняются в формате iCal (.ics), что позволяет восстановить их в Яндекс Календаре или перенести в другие сервисы (Google Calendar, Outlook).

Что попадает в копию:

события календарей, владелец которых — сам сотрудник, включая основной календарь «Мои события»;
встречи, на которые сотрудника пригласили, — Яндекс добавляет их в его собственный календарь;
события за последние 3 года и на год вперёд. Если в политике компании задана глубина хранения календаря, назад копируется не больше заданного числа дней.

Что не попадает:

календари других сотрудников, которыми с ним поделились или на которые он подписан, в том числе общие календари отдела или проекта, — они сохраняются в копии владельца календаря. Чтобы такой календарь тоже сохранялся, назначьте лицензию его владельцу и включите ему сервис «Календарь» на вкладке «Пользователи»;
события старше 3 лет и дальше года вперёд.

При восстановлении события возвращаются в календарь с тем же названием. Если такого календаря у сотрудника нет, он создаётся — только для тех календарей, в которых есть восстанавливаемые события.

Списки задач

Задачи с названиями, датами выполнения и отметкой о выполнении сохраняются в формате iCal (.ics) для скачивания, восстановления или переноса в другие системы планирования.

Контакты

Контакты сохраняются в формате vCard (.vcf) с возможностью скачивания и восстановления в приложении или другом сервисе.

Дополнительные опции Диска и Почты

На вкладке «Пользователи» рядом с переключателями Диска и Почты открывается список дополнительных опций сотрудника:

«Корзина Диска» — в копию попадают файлы и папки из корзины Яндекс Диска, пока они там лежат.
«Файлы общего доступа» — в копию попадают файлы, которыми с сотрудником поделились другие пользователи. Может увеличить объём копий на 12–18%.
«Папка «Удалённые»» — письма из корзины почтового ящика копируются как обычная папка.

Опции действуют, только если у сотрудника включён соответствующий сервис. Их можно включить сразу для всех сотрудников в списке — через тот же список в заголовке колонки Диска или Почты. Опции также выбираются в расписании и при ручном запуске копирования: если там выбраны сервисы, они заменяют настройки сотрудников.

Корзина Диска

Яндекс Диск не позволяет скачать файл прямо из корзины. Поэтому при копировании удалённый файл или папка на несколько секунд восстанавливается на исходное место на Диске сотрудника, копируется и сразу возвращается в корзину. Одновременно восстанавливается не больше одного элемента корзины сотрудника.

Если на исходном месте уже есть файл или папка с тем же именем, элемент пропускается, причина записывается в журнал копии. Он будет скопирован в следующий раз, когда место освободится.
В разностной копии элементы корзины, не изменившиеся с прошлой копии, не восстанавливаются — сравниваются только их описания.
Полная копия восстанавливает и копирует всю корзину. При возврате в корзину у элемента обновляется дата удаления, и 30-дневный срок автоматической очистки корзины отсчитывается заново.

В копии сотрудника корзина открывается из сервиса «Диск» — папкой «Корзина Диска» рядом с корневой папкой. Выбранные файлы и папки из неё восстанавливаются в папку «Восстановлено из корзины ГГГГ-ММ-ДД» на Диске сотрудника с сохранением исходной структуры, а не на исходное место. В глобальном поиске файлы из корзины отмечены меткой «Корзина».

Общие почтовые ящики

Общий почтовый ящик организации лицензируется так же, как обычный сотрудник — занимает отдельную лицензию, но из всех сервисов для него доступно только резервное копирование почты.

Яндекс Формы

Приложение создаёт резервные копии сервиса «Яндекс Формы»: сохраняются сами формы, их структура и вопросы, полученные ответы респондентов, а также вложения и изображения, использованные в формах и ответах. Формы копируются как сервис сотрудника: в его тарифе должна быть опция «Формы». Ответы на формы выгружаются в формате Excel (.xlsx). Формы и вложения доступны для скачивания через интерфейс приложения, а также для восстановления — как из резервной копии в хранилище, так и из ранее скачанного локального архива.

Поиск по резервным копиям

«Глобальный поиск» (значок поиска в шапке приложения) ищет по сохранённым резервным копиям — по данным на момент копирования. Поиск охватывает Почту, Диск, Календарь, Задачи, Контакты и Общие диски. Найденный объект можно открыть в копии или сразу восстановить в Яндекс 360.

Внутри копии конкретного сотрудника письма просматриваются по папкам. В открытой папке доступны поиск по теме, отправителю, получателю и дате, фильтр по диапазону дат и сортировка по любому из этих полей. Копия автоматически сравнивается с предыдущей копией: можно показать только новые письма или письма, удалённые с момента предыдущего копирования.

Используйте этот поиск, чтобы найти данные, которые уже удалены или изменены в Яндекс 360.

Поиск сотрудников

Сотрудника в списках приложения — на вкладке «Пользователи», в политиках, в правах доступа, при выдаче ключей, в статистике объёмов и в окнах восстановления — можно найти по имени, основному адресу почты или любому его алиасу.

Управление почтой в Яндекс 360

Раздел «Яндекс 360 → Почта» работает с текущими почтовыми ящиками сотрудников напрямую в Яндекс Почте, в режиме реального времени. Резервные копии здесь не используются, а все действия применяются к живым данным.

Поиск писем

Поиск по одному или нескольким ящикам организации: по теме и тексту письма, по папкам (Входящие, Отправленные, Черновики, Спам, Корзина, пользовательские) и диапазону дат. Найденные письма можно просмотреть, скачать в формате EML или удалить — переместить в корзину или удалить безвозвратно. История поисков сохраняется.

Удаление дубликатов

Поиск и удаление повторяющихся писем в ящиках сотрудников. Дубликаты определяются по идентификатору сообщения, а также, по выбору, по теме, дате, отправителю и получателю.

Права и лицензии

Поиск по всем ящикам — «Чтение всех» или «Полные права»; по своему ящику — «Чтение своих».
Скачивание писем в формате EML — «Скачивание своих»; писем других сотрудников — «Скачивание всех» вместе с «Чтение всех».
Удаление писем — «Полные права».
Удаление дубликатов — «Восстановление своих» или «Восстановление всех».
У сотрудника, в ящике которого выполняется операция, должна быть лицензия с сервисом «Почта»; для удаления дубликатов — с опцией «Удаление дубликатов».

Удаление в Яндекс 360 необратимо средствами приложения, если письма не были сохранены в резервной копии. Перед массовым удалением рекомендуется выполнить резервное копирование почты.

Скачивание и восстановление данных

Скачивание данных через интерфейс

Пользователь может скачать данные из резервной копии целиком (например, весь диск или всю почту) либо выборочно — отдельные папки и файлы. Полученные файлы скачиваются в исходном формате либо в виде архива .zip.

Скачивания выполняются по очереди: панель «Скачивание» показывает прогресс, позицию в очереди и позволяет отменить задание, в том числе если скачивание запущено в другой вкладке. Если часть файлов скачать не удалось, задание завершается со статусом «Готово с ошибками» и списком таких файлов. При обрыве соединения скачивание продолжается с места остановки, а не начинается заново.

Восстановление данных из резервной копии

Восстановление возвращает ранее сохранённые данные обратно в подключённые сервисы Яндекса — целиком либо выборочно (отдельные папки, файлы, письма, события календаря, задачи или контакты).

Дашборд, операции и статистика

Дашборд

Дашборд отображает сводную информацию о состоянии организации: статус операций резервного копирования, последние уведомления и возможность экспорта журналов операций. Важные сообщения сервиса (например, о плановых работах) показываются баннером вверху интерфейса; прочитанный баннер можно скрыть.

Операции

Раздел «Операции» содержит текущие, поставленные в очередь и выполненные операции резервного копирования, восстановления, скачивания и миграции с их результатами.

Выполняющуюся операцию можно остановить кнопкой «Прервать выполнение»: она сразу получает статус «Отменена», а уже записанные данные остановленной копии удаляются из хранилища примерно через час, после завершения запущенных задач. Задачи, завершившиеся с ошибкой, можно перезапустить кнопкой «Перезапустить задачи с ошибками». Если после такого перезапуска нажать «Прервать выполнение», остановятся только перезапущенные задачи: ранее сохранённые данные не удаляются, а операция возвращается в прежний статус.

Уведомления

Колокольчик рядом с профилем собирает важные события, чтобы не искать их в журнале. На вкладке «Операции»:

копирование, восстановление или перенос завершились — успешно или с ошибками — или прервались из-за сбоя (отмена операции кнопкой «Прервать выполнение» уведомления не создаёт);
копирование по расписанию не запустилось;
достигнут лимит пользователей Трекера;
нет доступа к хранилищу или приложению не хватает прав;
скоро закончится тариф или пробный период (за 14, 7 и 1 день);
скоро будут удалены данные сотрудников без лицензии, архивы или данные организации.

О новом сбое операции, пока приложение открыто, появляется всплывающее сообщение со ссылкой. Клик по уведомлению открывает нужную операцию или раздел, где проблему можно исправить, — например, карточку операции с журналом и кнопкой перезапуска задач с ошибками. На вкладке «Обновления» — новые версии продукта и главное из них. Число на колокольчике показывает непрочитанные уведомления, кнопка «Прочитать всё» отмечает их прочитанными. Уведомления хранятся 90 дней.

Владелец и пользователи с правами на просмотр всех копий видят все уведомления организации, остальные — только по операциям, которые запускали сами. Уведомления об операциях, расписаниях и удалении данных можно отключить в Профиль → Уведомления, столбец «Приложение». Там же в столбце «Почта» настраиваются письма о тех же событиях, а переключатель «Только ошибки и сбои» убирает уведомления и письма об успешно завершённых операциях. Уведомления об операции считаются прочитанными, когда её открывают в разделе «Операции». Уведомления о лимите пользователей Трекера, хранилище, правах приложения и новых версиях приходят всегда. О нехватке лицензий раз в неделю приходит письмо владельцам и администраторам.

Личные уведомления видит только тот, кому они адресованы: изменение ваших прав, назначение и снятие лицензии, выдача и отзыв ключа доступа (строка «Аккаунт» в настройках) и уведомления о безопасности — вход с нового устройства, резервный вход по мастер-ключу, создание и отзыв пароля приложения. Уведомления о безопасности приходят всегда, в приложение и на почту: если вход выполнили не вы, завершите сессию в «Профиль» → «Активные сессии».

Статистика

Статистика используемого места представлена в виде таблиц и графиков (круговая, столбчатая, линейная диаграммы) с детализацией по сервисам, пользователям и резервным копиям, а также интерактивной фильтрацией при выборе элемента графика.

Дополнительно доступна детализация объёма по объектам — по каждому сервису и пользователю, с отдельной разбивкой по общим дискам, — а также график объёма по сервисам с группировкой по дням или по резервным копиям, накопительным режимом и возможностью скрыть отдельные сервисы.

Аналитика и прогнозирование

Раздел статистики включает прогноз роста объёма резервных копий на 30 и 90 дней, сравнение показателей с предыдущим периодом, тепловую карту запусков по дням недели и часам, топ пользователей по занимаемому объёму, распределение по типам копий и структуру объёма по отделам организации.

Отчёты и экспорт статистики

Статистику можно выгрузить в форматах CSV и HTML с выбором разделов выгрузки и учётом фильтров, установленных на экране. Для отчёта отдельно выбираются пользователи — доступны поиск, фильтры по отделам и группам, а также дерево организации с множественным выбором.

Индикаторы изменений

Для каждой резервной копии отображается индикатор объёма изменений относительно предыдущей ревизии — сколько данных было добавлено, изменено или удалено, что позволяет оценить динамику без открытия полного отчёта.

Ревизии и расширенное расписание

Сохранение отдельных ревизий данных

Вместо полного копирования всех данных при каждом запуске приложение фиксирует только изменения с момента последней ревизии (инкрементное копирование), формируя цепочку версий. Пользователь может просмотреть список доступных ревизий и восстановить данные на нужный момент времени. Количество ревизий не ограничено и зависит только от длительности активной подписки.

Глубина хранения и очистка

Это отдельный механизм, не связанный с количеством ревизий: неограниченное число ревизий касается только количества самих резервных копий и не затрагивается очисткой. Отдельно в политике компании настраивается «глубина хранения» — по каждому сервису (почта, диск, календарь и др.) удаляются файлы внутри уже созданных бэкапов старше заданного числа дней. После окончания подписки бэкапы не удаляются мгновенно — действует грейс-период 90 дней: первые 30 дней резервные копии доступны для просмотра владельцу и пользователям с полным доступом или доступом на чтение всех, для скачивания — владельцу и пользователям с полным доступом или правом скачивания всех, восстановление, поиск и запуск копирования недоступны; с 31-го дня доступ к копиям закрывается, а по истечении 90 дней они удаляются автоматически. Даты показываются в разделе «Подключение → Организация». Для продления подписки обратитесь в поддержку или к вашему менеджеру — доступ восстанавливается сразу после продления.

Удаление данных по истечении грейс-периода

По истечении 90-дневного грейс-периода удаление происходит физически, а не только скрытие в интерфейсе приложения: удаляются как записи в базе данных приложения (сотрудники, учётные записи для входа — кроме администратора, подключившего организацию, — резервные копии; сама организация и её настройки сохраняются, чтобы при продлении тарифа не настраивать всё заново), так и сами объекты резервных копий в S3-хранилище (кроме копий, защищённых от удаления с помощью WORM, — они удаляются только после окончания срока защиты) — с использованием реквизитов подключения, указанных администратором организации, то есть в том числе в собственном бакете клиента. Сами бакеты не удаляются — удаляются только объекты резервных копий этой организации. За 7 дней до окончательного удаления пользователю на почту отправляется уведомление при включённой соответствующей настройке рассылки в профиле. Ключ шифрования данных отдельно не хранится и не архивируется — он удаляется вместе с записью резервной копии, восстановление данных после этого момента невозможно.

Групповые политики и расширенное расписание

Групповые политики хранения позволяют задать для группы сотрудников состав копируемых сервисов, целевой бакет и расписание выполнения — дни недели и время запуска. Через внешний API расписание можно задать CRON-выражением. Чаще одного раза в сутки расписание поставить нельзя. Каждый сотрудник или общий диск может состоять только в одной группе одновременно. Выполнение операций по расписанию отслеживается в разделах «Статистика» и «Операции».

Миграция данных сотрудников

Миграция между сотрудниками организации

Администратор указывает исходную учётную запись сотрудника, данные которого нужно перенести, и целевую учётную запись, куда они будут перемещены, с выбором сервисов (Диск, Почта, Календарь, Списки задач, Контакты) и, для Диска и Почты, целевой папки назначения. Для выполнения миграции у целевого пользователя должна быть активна подписка с соответствующей опцией.

Перенос между личным Диском и общими дисками

В разделе «Управление» → «Миграция» → «Перенос данных» файлы можно перенести из копии личного Диска сотрудника в общий диск, из копии общего диска — в личный Диск сотрудника или в другой общий диск, в том числе в отдельную папку того же диска. Переносится только Диск: корзина, история версий, права доступа общего диска и публичные ссылки не переносятся. Папка назначения обязательна. Для переноса в общий диск у организации-получателя должна быть опция «Общие диски»; при переносе в общий диск или личный Диск другой организации нужна опция «Мультитенантность».

Восстановление ранее скачанного бэкапа в учётную запись сотрудника

Ранее скачанный через интерфейс приложения локальный бэкап (архив .zip) можно загрузить обратно и восстановить в учётную запись выбранного сотрудника с выбором конкретных сервисов, которые нужно перенести из архива, — включая Диск, Почту, Календарь, Списки задач и Контакты, — и указанием целевой папки.

Архив можно загрузить и в общий диск: из архива сотрудника переносится только Диск. Архив, скачанный из копии общих дисков, загружается в общий диск или в личный Диск сотрудника; если в нём несколько дисков, каждый попадает в свою подпапку внутри папки назначения. Для таких архивов папка назначения обязательна.

Импорт почты из файла .pst

Приложение поддерживает загрузку файла .pst (формат экспорта почты Outlook) с указанием целевого сотрудника и, опционально, целевой папки — письма из файла импортируются напрямую в почтовый ящик сотрудника.

Загруженный файл (.zip или .pst) временно хранится на стороне сервиса и используется только для импорта. Если импорт завершился без ошибок, файл удаляется сразу. Если были ошибки, файл хранится 7 дней, чтобы можно было перезапустить задачи с ошибками, после чего удаляется автоматически. При отмене или удалении операции файл удаляется вместе с ней. Удалить файл раньше срока можно в карточке операции: Управление → Операции → Удалить загруженный файл. Каждое удаление фиксируется в журнале операции.

Миграция между организациями

Данные можно перенести не только внутри одной организации, но и в другой тенант — при условии, что мигрирующий пользователь уже имеет доступ к этой организации (мультитенантно привязан к ней своей учётной записью), и у тенанта-источника включена опция тарифа «Перенос между организациями» — она есть на тарифе «Корпоративный». Перенос в произвольную стороннюю организацию, где у пользователя нет доступа, не выполняется.

Миграция хранилища (бакет → бакет)

Помимо переноса данных между сотрудниками, приложение позволяет перенести уже созданные резервные копии из одного подключённого S3-хранилища в другое. Перенос выполняется через мастер настройки: выбираются исходные бакеты, целевой бакет, расписание и вид резервного копирования, после чего задача выполняется в фоновом режиме. Целевой бакет всегда отличается от исходных. Ход и результаты переносов отображаются в истории миграций хранилища.

Данные уровня организации

Общие диски

Общие диски организации в Яндекс 360 не привязаны к отдельному сотруднику и резервируются на уровне организации целиком. Для них доступны скачивание и восстановление содержимого аналогично персональному Яндекс Диску.

Яндекс Трекер

Резервное копирование Яндекс Трекера выполняется на уровне организации и охватывает очереди (с настройками: локальные поля, компоненты, команда), задачи, портфели, проекты и цели, включая поля задач, комментарии, вложения, чеклисты, журнал работ и историю изменений. Копирование инкрементальное: сохраняются только новые и изменённые объекты, неизменённые берутся из предыдущих копий. Каждая резервная копия Трекера доступна на отдельной странице со своей навигацией по очередям, задачам, портфелям/проектам и целям; в карточке задачи отображаются её поля, чеклист, журнал работ, комментарии, вложения и история изменений. Список всех задач можно фильтровать по очереди, статусу, типу, приоритету и исполнителю и сортировать по ключу, названию, статусу, приоритету и датам. Портфели и проекты показываются деревом любой вложенности; на странице отдельного портфеля видны только его ветка и задачи, привязанные к его проектам. Копию Трекера можно скачать ZIP-архивом целиком или по отдельной очереди, портфелю, проекту или цели. Задачи и описания сохраняются в выбранном формате — читаемом (Markdown), полном машиночитаемом (JSON) или в обоих; вложения — рядом, под исходными именами. Отдельное вложение можно скачать из карточки задачи.

Восстановление выполняется «на месте»: поля существующих задач, очередей, проектов, портфелей и целей возвращаются к состоянию копии, новые копии объектов не создаются. Объекты, не изменившиеся с момента копирования, пропускаются, а повторный запуск восстановления не создаёт дублей. Удалённые задачи, проекты, портфели и цели создаются заново; очередь из корзины Трекера возвращается с тем же ключом. При запуске выбираются резервная копия и ключ доступа, восстанавливается вся копия целиком. В настройках очереди недостающие локальные поля, компоненты и участники команды создаются, существующие не изменяются и не удаляются. Настройки уровня организации (глобальные поля, статусы, рабочие процессы, резолюции) не восстанавливаются: рабочие процессы не создаются и не изменяются, но у очереди, создаваемой заново, восстанавливается привязка типов задач к существующим в организации рабочим процессам и резолюциям. Статус задачи возвращается через переходы текущего рабочего процесса очереди; если перехода к нужному статусу нет, задача остаётся в текущем статусе.

Яндекс Вики

Резервное копирование Яндекс Вики выполняется на уровне организации и охватывает страницы базы знаний вместе с вложениями и комментариями, а также структуру — дерево страниц — и настроенные права доступа к страницам. Копирование выполняется разностно: при каждом запуске фиксируются только изменения относительно предыдущей ревизии, а объём изменений отображается бейджами на странице резервной копии.

Каждая резервная копия Вики доступна на отдельной странице с навигацией по дереву страниц: содержимое страницы можно просмотреть в интерфейсе приложения, скачать в Markdown, сохранить в PDF через печать браузера или восстановить в Яндекс Вики целиком либо выборочно. Копию Вики можно скачать ZIP-архивом целиком: у каждой страницы своя папка с данными страницы, вложениями и динамическими таблицами.

Закрытые страницы и очереди

Вики и Трекер отдают по API только то, что доступно читающей учётной записи: закрытые страницы Вики возвращают отказ в доступе, а задачи закрытых очередей Трекер просто не показывает. Страницу Вики приложение пробует прочитать от имени нескольких учётных записей: сервисной (если задана), владельца личного раздела и аккаунта подключения. Чтобы копировались и закрытые объекты, в «Политиках компании» → «Вики и Трекер» включите временный доступ: сервисной учётной записи на время операции выдаётся доступ только к тем страницам и очередям, которые ей закрыты, затем снимается. После копии Трекера в журнал пишется, сколько очередей оказались без задач и сколько номеров задач пропущено. Подробнее — в разделе Политики компании.

Резервное копирование Трекера, Общих дисков и Вики лицензируется на уровне организации: у тенанта должен быть тариф с соответствующей опцией («Трекер» / «Общие диски» / «Вики»), независимо от того, сколько сотрудников лицензировано индивидуально.

Неизменяемые копии (WORM)

Неизменяемые копии защищают резервные копии от удаления и изменения средствами самого S3-хранилища (технология S3 Object Lock). Пока действует защита, объекты копии в бакете невозможно удалить или перезаписать — ни из приложения, ни напрямую в хранилище, ни с похищенными ключами доступа к S3 (в режиме Governance — без особого права на снятие защиты).

Когда это полезно

Защита от программ-шифровальщиков и злоумышленников, получивших доступ к учётной записи или ключам хранилища: даже при компрометации удалить или зашифровать резервные копии не получится.
Защита от случайного или ошибочного удаления копий сотрудниками.
Требования регуляторов и внутренних политик к неизменному хранению данных в течение заданного срока (например, для служебной переписки и документов).
Долгосрочное архивное хранение данных уволенных сотрудников с гарантией, что архив не будет удалён раньше срока.

Требования

Бакет должен поддерживать блокировку объектов (S3 Object Lock). Блокировка включается при создании бакета на стороне провайдера хранилища.
Поддержку проверяет кнопка «Проверить WORM» у подключения в «Подключение» → «S3 хранилище»: приложение записывает в бакет тестовый защищённый объект и убеждается, что удалить его нельзя. Результат отображается значком у бакета: «WORM», «Нет WORM» или «WORM не проверен».
Если в подключении включено несколько бакетов, защиту можно включить, только когда её поддерживают все включённые бакеты: при нехватке места копирование продолжается в следующем бакете, и защищены должны быть все его части.
Ключам доступа к S3 нужны права s3:PutObjectRetention и s3:GetObjectRetention. Без них копия будет создана, но защита на неё не наложится.
Если на бакете у провайдера задан срок защиты по умолчанию (Default Retention), хранилище применяет его к каждому записанному объекту независимо от настроек приложения. Фактический срок защиты может оказаться длиннее выбранного в политиках компании.
Бакет с блокировкой объектов всегда хранит версии объектов. Занятый объём в приложении считается по всем версиям — столько же вы оплачиваете провайдеру. Наложение и продление защиты выполняются отдельными запросами к хранилищу, по одному на каждый объект копии, и тарифицируются провайдером.

Как включить

Уровень доступа: Полные права

В «Настройки» → «Политики компании» → «Неизменяемые копии (WORM)» включите «Разрешить защиту копий от удаления» — это общий переключатель для организации.
Выберите режим и срок защиты (см. ниже).
Включите «Защищать копии» на нужном подключении в «Подключение» → «S3 хранилище». После этого защищаются копии, создаваемые в этом подключении.
Для отдельной архивной копии защиту можно включить прямо при запуске: в окне «Запустить копирование» с типом «Архивное хранение» отметьте «Защитить копию от удаления (WORM)».

Режимы защиты

Governance — через приложение удалить копию до окончания срока нельзя. Аварийный выход — только в консоли вашего облачного провайдера, с отдельным правом на обход защиты. Защищает от шифровальщиков и случайного удаления.
Compliance — удалить копию до истечения срока не сможет никто: ни вы, ни разработчик приложения, ни поддержка облачного провайдера. Выбирайте этот режим осознанно.

Срок защиты

Задаётся в днях. Режим и срок фиксируются в момент создания копии: изменение настроек в политиках компании действует только на новые копии, а сократить срок у уже защищённой копии нельзя. У обычных копий защита продлевается автоматически (см. ниже). Для архивной копии срок хранения должен быть не короче срока защиты — иначе запуск будет отклонён с подсказкой увеличить срок хранения или уменьшить срок защиты. Если срок хранения архивной копии истёк раньше срока защиты (например, из-за окончания подписки), копия удаляется из приложения и становится недоступной для любых операций, а данные в хранилище очищаются автоматически после окончания срока защиты.

Архивные и обычные копии

По умолчанию защищаются только архивные копии — они самодостаточны. Обычные (регулярные) копии образуют цепочку: первая полная копия и последующие инкрементальные зависят друг от друга. Если включить «Защищать обычные копии», вместе со свежей копией защищается вся её цепочка, включая первую полную: приложение раз в несколько часов проверяет цепочки и продлевает защиту старых копий до срока самой свежей.

Чтобы не продлевать защиту после каждого копирования, срок округляется вверх до «Шага продления защиты». Меньший шаг — больше операций с хранилищем, больший — дольше оплачивается лишний срок хранения. Фактический срок защиты может превышать заданный на величину шага.

Что меняется при включённой защите

Защищённую копию нельзя удалить до окончания срока — ни вручную, ни через корзину. В дереве копий у неё отображается дата окончания защиты.
Защищённую копию нельзя перенести в другое хранилище до окончания срока: удалить её из исходного бакета нельзя, а на новом месте защита не сохранится.
Глубина хранения и очистка хранилища не применяются к защищённым копиям, удалить из них данные отдельного пользователя тоже нельзя. Пока действует защита, объём в хранилище только растёт — учитывайте это при выборе срока.
Защита накладывается после завершения копирования. Если наложить её не удалось, копия сохраняется, но остаётся удаляемой, а в журнал записывается критическое предупреждение.
Если защита включена на подключении, но для копии по расписанию она недоступна (например, бакет не прошёл проверку), копия всё равно создаётся — без защиты, с предупреждением в журнале. При ручном запуске такая копия не запустится, а приложение покажет причину.

После окончания срока защиты

Защита не удаляет данные — она только запрещает их удалять. После окончания срока копия остаётся в хранилище и продолжает занимать место, пока вы не удалите её сами. Архивная копия со сроком хранения удалится автоматически по его окончании, как и без защиты. При удалении приложение удаляет все версии объектов копии, и место в бакете действительно освобождается.

Архивные бэкапы и корзина

Архивные бэкапы

Архивная копия — полная независимая копия данных сотрудника: она не связана с обычными копиями и не зависит от цепочки полной и инкрементальных копий. Архив не затрагивают отзыв лицензии, удаление или блокировка сотрудника и корзина — копия хранится до окончания выбранного срока. По умолчанию глубина хранения и очистка хранилища к архиву не применяются — их можно распространить на архивные копии флажком «Применять к архивным копиям» в «Настройки → Политики компании → Глубина хранения». Поэтому архив удобен для сотрудников, которых увольняют, удаляют или блокируют, а их данные нужно сохранить.

Архивная копия расходует архивные лицензии: одна лицензия — один сотрудник в архивной копии. Копия на 10 сотрудников занимает 10 архивных лицензий. Обычная лицензия сотруднику для архивной копии не нужна. Лицензии освобождаются сразу для всех сотрудников копии, когда истекает её собственный срок хранения, или раньше — если владелец организации удалит копию вручную. Копию, защищённую от удаления (WORM), удалить можно только после окончания срока защиты.

Сделать архивную копию можно двумя способами:

Новая архивная копия — в окне «Запустить копирование» выберите тип «Архивное хранение», сотрудников и время хранения. Данные берутся из Яндекс 360, поэтому учётная запись сотрудника должна быть активной: заблокированных сотрудников Яндекс 360 не отдаёт. Сделайте архивную копию до блокировки или удаления учётной записи.
Перенос в архив — если у сотрудника уже есть обычная копия, правый клик по сотруднику в дереве копий → «Перенести в архив». Так можно сохранить данные сотрудника, который уже заблокирован или удалён из Яндекс 360. При переносе в архив сохраняется то, что было в обычной копии, — с учётом глубины хранения на момент её создания.

Архивное хранение предназначено для долгосрочного хранения полного дубликата данных без ведения отдельных ревизий — оптимальный вариант при необходимости хранить копию данных в течение длительного времени с минимальными затратами на хранилище. Архивный тип копии выбирается при ручном запуске резервного копирования в приложении либо через внешний API (флаг is_archived). Срок хранения задаётся в момент запуска и настраивается индивидуально для каждой архивной копии: в приложении — 14, 30, 90, 180 дней или «До окончания подписки» (по умолчанию), через внешний API — любое число дней (значение -1 — до окончания подписки). Срок не может выйти за дату окончания архивного тарифа. Продлить срок можно на вкладке «Архивные» на те же варианты: дни прибавляются к текущей дате окончания хранения, но не дальше окончания архивного тарифа. Что происходит по окончании срока, зависит от того, что наступило раньше:

Закончился срок самой копии, а подписка действует — копия удаляется сразу после окончания срока.
Закончилась подписка или архивный тариф (срок «До окончания подписки» или выбранный срок ещё не истёк) — 30 дней копия доступна только для просмотра и скачивания: восстановление, перенос и продление срока недоступны. Затем доступ закрывается, а через 90 дней после окончания тарифа копия удаляется. Если продлить тариф до удаления, копия снова становится доступной; копия с собственным сроком, который уже истёк к моменту продления, удаляется.

Срок хранения действует на всю копию целиком, сколько бы сотрудников в ней ни было. За 7 дней до удаления и в последний день владельцу приходят уведомления в приложении и на почту. Продлить срок можно только до его окончания. Копия, защищённая от удаления (WORM), удаляется не раньше окончания срока защиты.

Корзина

Уровень доступа: Полные права; окончательное удаление раньше срока — Владелец

Удалённые резервные копии и пользователи временно помещаются в корзину, откуда их можно восстановить до окончательного удаления. Архивированные копии в корзину не попадают — они хранятся на вкладке «Архивные». Срок хранения в корзине настраивается в политике компании: по умолчанию 7 дней, не более 30. По истечении срока удаление происходит автоматически; удалить элемент безвозвратно раньше срока может только владелец организации.

Вернуть элемент из корзины можно, пока его удаление не началось. Если копия защищена от удаления (WORM), сотрудник или общий диск удаляются из неё после окончания срока защиты — дата указывается в журнале операции. Из копии миграции удалить отдельного сотрудника нельзя — только копию целиком.